つまり、インターネットを使って在宅で仕事をする、ということができるようになりました。
まだまだ沖縄では実践している人が少なかった2000年1月1日に私自身は、在宅でインターネットを使って個人事業主として仕事をスタートしました。
それから「在宅で仕事をすること」に非常に特化した仕事のやり方をしています。
途中、数年間、いろいろな理由で事務所を借りたこともありますが、私自身はほとんど在宅で仕事をして出勤しないので、あまり事務所を持つことにメリットを感じられずに、2015年2月に借りていた事務所を解約。再度、自分の理想のスタイルである「在宅で仕事をすること」に戻りました。
2015年の時点では、リモートオフィスなども若干数出てきていたこと、インターネットがかなり普及し、そしてスマホなどの携帯端末も進化しているため、いろいろなサービスが世の中に溢れています。
「在宅で仕事をすること」を究極に突き詰めていくと
事務所の機能を持たせながら、モノを持たないスタイルを ということで事務所の機能としてあるものを1つずつ考えていきました。
コンテンツ
事務所としての機能を細分化して考える
事務所として、会社としての機能を細分化して3つのグループにわけて考えてみました。実際に私が使っているサービスの紹介もしています。
住所（郵便物・宅配便・書類置き場）
「事務所」の定義が仕事をする場所、というのはもちろん、郵便物や宅配便、書類置き場などと考えたときにどうしても「住所」は必要になります。私の場合でいうと、もともとは「個人」として仕事をして、その後「個人事業主」それから「法人」となりました。
どの形態で働くとしても自分が代表である限り「住所」が必要です。
会社員としての在宅勤務の場合は、会社が代表住所になっているのでこの悩みは不必要ですね。
住所は私は当初から自宅にしています。
たとえば、住所だけを別のところにおいて、郵便物や宅配便をそこに届けて、転送してもらうなどの方法はありますが、これは日数のロスタイムが発生するのが仕事上、とてもストレスになります。
なので、自宅＝会社の住所、とするのがおすすめです。
そしてそこで問題になってくるのが、経理書類など、何年間か保管しなければいけない書類の「置き場」だと思います。
これはうちもかなり悩みましたが、書類管理ドットコムという「書類管理だけをしてくれる場所」を月に数百円で管理してもらっています。
これで、実際に仕事をする自宅は非常にシンプルに書類があふれることもなく、快適に過ごせます。
通信（電話・FAX・インターネット）
次に電話やFAX、インターネットなどの通信環境についてお話しします。 電話は、通常の固定電話を置いて、携帯電話に転送していたりしましたが、ここで困った問題が起きました。・携帯電話に転送すると、転送された電話なのか、携帯電話にかかってきた電話なのかがわからない
・折り返し電話をする際に携帯電話の番号が相手に通知される
・固定電話の番号がないと申し込めないサービス等がある
ただ、これを解決する方法はない、と思ってしばらくは固定電話を置いて、とれるときは直接とり、とれないときは専用の携帯電話に転送、という形をとっていました。
しかし、携帯電話1台分のコストもかかるし、発信番号は携帯電話の番号になってしまうので、根本的な問題は解決されていませんでした。
そこで、いろいろ調べていたところSMARTalkだと問題が解決できると感じて、実際に導入してみました。
使い方は簡単で、スマホに専用のアプリを入れます。
誰がかかってきた電話をとるか、というのを設定で決めて、残りのメンバーは「発信専用」となります。
なので電話がかかってきて、別の人宛だった場合は「折り返します」といって、チャットでその人に連絡し、その人が自分のスマホのアプリを使って会社の番号を発信番号として電話をかけることができます。
ただ、これを数年使っていますが、050から発信される番号で地域の番号ではないこと、電波が届かないところなどもけっこうあって、その場合はメールで電話があったこと、の通知がくるように設定してあるので折り返し電話をするなどの対応をしています。
SMARTalkともやりとりをして非常に親身になって対応策を考えたのですが、まだまだ、難しいようですが、今後の発展を期待して使い続けています。
FAXに関しては、紙という現物が届くことから、非常にいろいろな苦労をしました
電話を出先でとっても「FAXを送ったので確認して欲しい」と言われても、自宅まで戻らないといけないことはもちろん、FAX機を自宅に置いておかなければいけないというストレス、その消耗品などのコストなども考えると非常になくしたいものの1つでした。
理想としては
・FAX機を置きたくない
・出先はもちろん、出張先などどこででもFAXを送受信したい
ということが条件でした。
この条件をすべて満たしているのがeFAX
というサービス。こちらは、沖縄であれば098の市外局番も使えるため、各地域の番号を使えるというメリットもあり、また月額1500円というリーズナブルさもあり、非常に興味を持つものでした。
あと、1ヶ月無料体験できるのも嬉しく、事前にみっちり練習してから契約できたのもポイントが高かったです。
eFAXについては「仕事を大きく変えた」といっても過言ではないので、また詳しく解説します。
インターネットのサービスに関しては、住んでいる環境（一戸建てかマンションかなど）にもよりますが、NTTの光やケーブルテレビなど一通り試して、今はauひかりちゅらに落ち着きました。
大きなトラブルもなく、使い続けています。
打ち合わせ（場所・コミュニケーション）
打ち合わせの場所に関しては、ほぼ、先方に出向く形をとっていますが、一応自宅でも打ち合わせができるようなスペース（ダイニングテーブルですが）をとってあります。普段のお客様やスタッフとのコミュニケーションや業務のやりとりに関しては、チャットワークを使っています。
ほぼ99%はチャットの文字のみで対応していますが、時々、スカイプなどでの動画会議が入ります。
今はZoomなどがよく使われているようですが、複数人での音声を使っての会議はこの20年の中でほとんどないので今後も主としては使わないと思います。
仕事の仕方を大きく変えたeFAX
FAXは「その場に取りに行かないといけないもの」としては郵便と同じような感覚ですが、出張や出先でFAXが見れたらどんなにいいことか・・・と昔から常に思っていました。eFAXとは（無料お試し可能）
eFAXとは一言で説明すると、通常、紙でくるFAXがメール添付のPDFで送られてくる というサービス。
じゃあ送信するときは？というのが疑問だったのですが、実際に使ってみて解決。
送り先のFAX番号を組み合わせた指定のメールアドレスに添付ファイルとして送ると先方に届く、送信完了や未完了もメールで届きます。
もうこれは「どこでも仕事ができる」という究極かな、と今でも感動するほどです。
メリットとデメリット
箇条書きでメリットとデメリットをまとめてみました。 <メリット>- 申し込みが簡単で2分もあれば使い始められる
- 1ヶ月無料体験ができるので、自社にあってるか確認ができる
- 全国57の市外局番からFAX番号を選べる
- 最大5つのメールアドレスでファックスを同時受信が可能なので、スタッフそれぞれがすぐに確認できる
- 出張先や外出先、どこでもメールでFAXが送受信できる
- パソコンはもちろん、スマホからでも受信したFAXが確認できる
- FAXの内容がPDFで送られてくるので、他のスタッフに転送するときにもスキャンなどをする手間がない
- これまでに到着したFAXはデジタルで管理が可能
- FAX機を置く必要がないので、FAX機の料金はもちろん、インクや紙などの消耗品もいらない
- 管理画面にこれまでのFAXが蓄積されているのであえてバックアップを取る必要がない
- 営業FAXなどがきても、こちら側の消耗品のコストを使うことがない
- 月額1500円で送受信それぞれ毎月150ページまでは料金に含まれているので、ほぼ追加料金が必要ない
- スマホからPDFの添付ができないので送信はパソコンからに限られる（スマホの機種や入れているアプリによってはもしかしたらできるかも？これは今後の課題）
- 逆に紙である書類などをFAXしたいといきは、スキャンしないといけない
- 1年に1度くらい、なぜか送信できない先がある（理由は不明、もしかしたら相手先の問題かもしれない）
使ってわかった使い方のコツ
実際に、4年ほど使ってみて、「こうやったらもっと上手くつかえるよ」というコツをまとめてみました。メールの本文が送付書になるので、メールではなく、送付書として本文を書いたり、署名を作ったりするのがおすすめです。
また、送受信がメールでできているかできていないかが不安なときは、管理画面で一気に見ることができるので、原因追求をする時間を減らし、「FAXを確認する」という目的が達成できます。
現状の、テレワークが普及せざるを得ない状況の中で、今後の働き方を模索していく必要があると思いますが、まずはFAXの送受信を「どこでもできる」ことが大きなポイントになるのではないかと思います。 実際にわたしが使っておすすめできる在宅で仕事をするための環境の構築の話でした。
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